Actualmente las organizaciones buscan ser más eficientes, rentables y brindar servicios de alta calidad a sus clientes. Para ello, se requiere normar, simplificar, reducir el tiempo en que se realizan sus procesos y automatizar actividades y tareas que se realizan manualmente.
En muchos casos, cuando el trabajo se realiza manualmente, no hay actividades, tareas y responsables definidos, lo que implica un gran gasto de tiempo en la investigación y desarrollo de procesos, pues cada persona debe hacerlo “a su manera”. Es por eso que hoy hablaremos sobre los grandes beneficios de automatizar procesos y los aspectos que debes tener en cuenta cuando vayas a desarrollar un proyecto de este tipo. Además, al final podrás encontrar un cuadro comparativo en el que se analizan los pros y los contras de comprar software “enlatado” o contratar un desarrollo a la medida. Te invitamos a seguir con la lectura.
¿Qué se debe tener en cuenta a la hora de automatizar un proceso de negocio?
Si vas a realizar una automatización de un proceso, es importante tener en cuenta los siguientes puntos:
Analizar el proceso que se desea automatizar de manera que se pueda simplificar o mejorar.
Verificar los tiempos en que se ejecuta cada tarea para reducirlo en la medida de lo posible.
Estudiar cada una de las actividades y tareas para eliminar todas aquellas que son repetitivas o innecesarias.
Analizar el software disponible en el mercado y el más adecuado para automatizar el proceso o crear un desarrollo a la medida, acorde a las necesidades de la empresa.
Ahora, examinemos las ventajas del desarrollo de este tipo de proyectos...
Ventajas de automatizar procesos
Cuando se automatizan los procesos en una organización, indiscutiblemente se obtendrán beneficios como los siguientes:
Simplificación de procesos
Al realizar un análisis minucioso del proceso que se desea automatizar, es común detectar tareas repetitivas e innecesarias que se pueden eliminar para abreviar el procedimiento.
Reducción de costos
Se liberan recursos económicos y humanos que eran necesarios en el desarrollo de procesos manuales.
Reducción de errores
Se normalizan los procesos y se automatizan, de manera que si hay errores son mínimos y de fácil solución.
Mayor velocidad en la ejecución de los procesos
Al reducir las tareas y automatizar el proceso, sin duda se agilizará, pues ya no habrá tareas en cola y se mejorará la producción.
Permite controlar la trazabilidad
Al automatizar un proceso en un sistema, cada actividad quedará registrada. Datos como la hora en que se realizó una determinada tarea, quién la realizó, etc. se pueden tener a mano cuando se necesiten.
Control de resultados
Los sistemas pueden generar informes en tiempo real de los resultados alcanzados, facilitando y agilizando la toma de decisiones
Reducción en el uso de papel
Ya no será necesario la impresión de documentos, pues todo se podrá almacenar en los servidores de la empresa.
Acceso eficiente a la información
No tendrás problemas de acceso a los datos y los documentos, pues todos estarán centralizados y disponibles en los sistemas de información que se implanten.
Por otro lado, cuando se van automatizar los procesos de nuestra organización nos enfrentaremos a la interrogante de si utilizamos un software ya existente o desarrollamos un software a la medida. Para ayudarte con esta tarea, en el siguiente apartado podrás observar las ventajas y desventajas de ambas opciones.
¿Entonces, compramos un software existente o creamos uno a la medida?
En el siguiente cuadro podrás conocer las ventajas y desventajas de contratar un software ya creado o crear un desarrollo a la medida:
| Ventajas de adquirir un software ya existente o desarrollar uno a la medida |
|---|
| Comprar software o solución “enlatada” | Desarrollar un software a la medida de las necesidades de la compañía |
|---|---|
| Es más económico. | Su precio puede ser alto, pues se está creando una aplicación desde 0. |
| Cumple con algunas de tus necesidades. | Cumple con cada una de las necesidades que especificaste en los requerimientos. |
| Se depende siempre de un tercero para modificaciones u actualizaciones, pues no se tiene acceso al código fuente. | No se depende de terceros para hacer cambios, pues se tiene acceso al código fuente del sistema. |
| No requiere mucho tiempo para su instalación y uso. | Requiere más tiempo para la creación, instalación y uso. |
| Desde un inicio se conoce el potencial de la aplicación y no hay sorpresas. | Si no hay claridad en la especificación de los requerimientos, pueden generarse problemas y verdaderos dolores de cabeza una vez finalizada la contratación. |
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